Každý projekt má svá rizika. Ať už je to napjatý rozpočet, klient, co mění zadání každý týden nebo rozhádané vedení, kterému reportujete. Rizika jsou nedílnou součástí každého projektu. Jako projektoví manažeři ale můžete rizika kontrolovat, mírnit, nebo dokonce eliminovat. Jak na to? To se včetně 5 osvědčených tipů z praxe dozvíte v našem článku.
Co jsou to rizika v projektu a jak se liší
Riziko je jakákoli nejistota, která může ovlivnit výsledek projektu. Riziko má svojí pravděpodobnost a dopad. V průběhu projektu k němu tedy může, ale nemusí dojít – to je nejisté.
V projektovém řízení rozlišujeme 4 typy nejistot.
- Neznámé známé
- Neznámé neznámé
- Známé neznámé
- Známé známé
Důležité je si uvědomit, že pravděpodobnost výskytu rizika bude vždycky nejistá. To nikdy nezměníme. Tento fakt vychází ze samotné definice rizika.
Naším cílem jako projektových manažerů je přesunout všechny typy nejistot do kategorie známých známých. To jsou totiž ty nejlépe říditelné nejistoty, u nichž nás ohrožuje jen jejich nejistá pravděpodobnost.
Postup řízení nejistot neboli rizik potom vypadá následovně:
- neznámé neznámé -> známé neznámé -> známé známé
- neznámé známé -> známé známé
Co které nejistoty znamenají a způsob, jakým lze měnit typ nejistot je popsaný níže v tabulce.
| NEZNÁMÉ ZNÁMÉ – zapomenutá nebo skrytá znalost (často v rámci organizací, která nedokumentuje znalosti a zjištění svých zaměstnanců) – cílem je zlepšit uchovávání znalostí (zapisování a sdílení) např. skrze zprostředkování diskusí mezi lidmi | ZNÁMÉ ZNÁMÉ – rizika, o kterých víme, ale jejich pravděpodobnost je nejistá (a nezvratná) – jsou nejjednoduší ke kontrole a zmírnění |
| NEZNÁMÉ NEZNÁMÉ – věcí, o kterých nic netušíme a ani nevíme, že o nich nic nevíme – cílem je všimnout si těchto rizik co nejdříve a zjistit co nejvíce o kontextu. Tak je poznáme. – ideální je nastavit proces, který nám umožní všímnout si prvních znaků blížích se rizik | ZNÁMÉ NEZNÁMÉ – mezery v našich znalostech, o kterých víme (redukovatelná nejistota) – cílem je doplnit si tyto mezery v našich znalostech studiem a zjistit, jak tyto nejistoty zmírnit, aby se z nich staly znalosti |
Riziko není problém
Tedy může být. Ale není. Zatím.
První rozdíl mezi rizikem (risk) a problémem (issue) v projektovém řízení je ten, že riziko se možná stane v budoucnosti (není jisté, že k němu dojde). Ale problém máte teď. Ten už se stal.
Druhým rozdílem je, že problém je vždycky negativní. Ale riziko může mít i pozitivní důsledky pro váš projekt.
Jak uřídíte rizika ve 4 krocích
Pro efektivní řízení rizik využijete jednoduchou tabulku, které se říká risk log nebo RAID log (rozšířená verze risk logu). Zkratka RAID sestává z prvních písmen slov risks, actions, issues a dependencies. Pro vytvoření těchto registrů vám postačí obyčejná tabulka v excelu. Víc vám o ní povíme ve 4. kroku.
1. Identifikujte
Na začátku projektu si s týmem sedněte a sepište si všechna rizika, co vás napadnou do risk logu (o tom více níže). Prostě napište všechno, co myslíte, že se může pokazit v průběhu projektu a ovlivnit jho úspěšnost.
Rizika si průběžně zapisujte v průběhu trvání projektu. Zaručeně totiž objevíte nové informace a budete čelit novým situacím. A jak brutálně poznamenal Stalin – kde je člověk, je problém. A řízení projektů je z 80 % o lidech.
⭐Tip č. 1: Vytvořte si svůj vlastní seznam rizik, se kterými jste se na projektech setkali a průběžně ho aktualizujte. Na dalším projektu budete vědět:
- co čekat a na co si dát pozor
- co pro zvládnutí rizika zafungovalo a co ne
- jak změnit neznámé neznámé na známé známé (pro zopakování se podívejte do tabulky výše)
2. Analyzujte
Cílem téhle fáze je především zjistit, jaká je závažnost (severity) rizika. Tu vypočítáte tak, že mezi sebou vynásobíte pravděpodobnost a dopad daného rizika. Jak na to?
⭐Tip č.2:
V první řadě je důležité nic nekomplikovat. Keep it simple.
Zvolte si pro každou z proměnných (pravděpodobnost, dopad) jednoduchou (nejlépe 3 až 5 stupňovou) škálu, kde každému kroku můžete přisoudit konkrétní význam. Například takhle:
Pravděpodobnost (likelihood):
- nízká
- střední
- vysoká
Dopad (impact):
- nízký (zpoždění v dodání v řádu dnů / překročení rozpočtu o stovky dolarů)
- střední (zpoždění v dodání v řádu týdnů / překročení rozpočtu o tisíce dolarů)
- vysoký (zpoždění v dodání v řádu měsíců / překročení rozpočtu o desetitísce dolarů)
Přemýšlejte o typu dopadu – jakým způsobem ovlivní váš projekt. Tady jsou ty nejběžnější:
- rozpočet
- plán dodání
- reputace organizace
- kvalita výstupů
- rozsah projektu
- dopad na životní prostředí
3. Zvolte taktiku
Pro řízení rizik projektoví manažeři využívají 4 základní taktiky.
⭐Tip č. 3: Dají se jednoduše zapamatovat tak, že začínají na písmeno T.
- Vyhněte se riziku (Terminate)
- pokud je riziko malé, popřemýšlejte, zda ho nemůžete eliminovat úplně
- Přijměte riziko (Tolerate)
- vymyslete záložní plán
- Zmírněte riziko (Treat)
- nastavte kontrolní procesy
- Přesuňte riziko (Transfer)
- dává smysl, pokud je závažnost rizika malá a strategie k jeho mitigaci jsou moc nákladné
4. Do akce
Otevřete si svůj risk log a upravte si sloupečky, tak aby vyhovovaly vašemu aktuálnímu projektu.
Základními prvky každého risk logu, které byste nikdy neměli opomenout, jsou:
- Popis rizika a jeho zařazení do kategorie
- Vyhodnocení – pravděpodobnost, dopad, závažnost
- Kdo je odpovědný za řízení rizika
- Zvolená taktika
- Monitorování a stav
⭐Tip č. 4: Využijte vzorovou tabulku, kterou jsme pro vás vytvořili, ať na nic důležitého při řízení rizik nezapomenete.
*inspirace od Mike Claytona z Online PM courses
⭐Tip č. 5: Zařaďte rizika do kategorií podle SPECTRES frameworku a všimněte si, ve které kategorii se vám rizika nejvíce kupí. Pokud jedna kategorie výrazně převažuje, zkuste zjistit, proč tomu tak je a zda nemůžete vyřešit příčiny rizik jednorázově. Snížíte tak pravděpodobnost a dopad.
S – Společenské – rizika vyplývající ze společnosti nebo interakce mezi stakeholdery a členy týmu
P – Politické – regulace a legislativa lokální a národní politiky
E – Ekonomické – finanční rizika (náklady na práci a materiál, směnný kurz)
C – Komerční (commercial) – problémy v dodavatelském řetězci
T – Technologické – nevhodné nebo zastaralé technologie na projektu
R – Regulace – zdravotní a bezpečnostní regulace
E – Environmentální – typicky ve stavebnictví je třeba řešit dopad na životní prostředí
S – Bezpečnostní (safety/security) – únik dat, ohrožení na zdraví
Jestli jste dočetli až sem, pak už víte, jak mít rizika pod kontrolou. Máte nějaký svůj osvědčený tip, jak rizikům předcházet nebo je krotit? Podělte se s námi. Rádi článek doplníme pro ostatní a ocitujeme vás.
