Změny v projektu s pevným rozsahem a rozpočtem? “To nejde.” Tuhle odpověď jste jako klient od svého vývojového týmu určitě už slyšeli. Zároveň ale víte, že “ono se to vždycky nějak udělá”. Jak tedy na to, aby vaše změna byla přijata a celý změnový proces proběhl hladce? Připravili jsme pro vás efektivní návod jak v 5 krocích zažádat o změnu v již schváleném projektu a udělat maximum pro to, aby váš změnový požadavek byl schválený.
Změna je konstantou: Change management v 5 krocích
1. Vytvořte Request for change (RFC)
Nejčastějším způsobem, jak požádate o změnu ve fixed time fixed price (FTFP) projektu je vyplnění change request formuláře nebo zanesení informací k vašemu požadavku do change logu. Ty pro vás vytvoří projektový manažer a měl by pro vás být jednoduše dostupný. Formulář se vás sám zeptá na spoustu detailů, které musíte pečlivě vyplnit. Zjednodušeně platí, že čím víc informací vedoucímu projektu poskytnete, tím větší šanci na schválení a implementaci vaší změny máte.
Ve formuláři rozlišujte, zda je váš požadavek:
- standardní,
- nebo krizový.
Prioritizujte váš změnový požadavek podle:
- dopadu
- urgence.
⭐Tip: Zdůrazněte přínos vaší změny pro projekt. Kdo bude benefitovat a ideálně odhadněte jak moc (ušetřené peníze nebo čas, vyšší kvalita apod.). Opodstatněte svůj požadavek a zaměřte se na hodnotu, kterou přinese.
2. Proveďte základní dopadovou analýzu
Ke svému změnovému požadavku připojte ještě dopad, který vaše změna bude na projekt mít. Zvažte přitom především následuíjící oblasti:
- peníze a další zdroje (lidské kapacity, materiál)
- čas
- rozsah projektu
- kvalitu dodávaného produktu
- projektová rizika
Projektový tým (především business analytik) každopádně sám provede vlastní dopadovou analýzu, která je rozhodující pro finální rozhodnutí.
Navrch nezapomeňte zmínit, co se stane, když váš změnový požadavek schválen nebude. Zpozdí se dodání projektu? Budou pokračovat problémy s dodavatelem? Projekt se prodraží o 20 %?
3. Fáze rozhodnutí
Tady jste jako klient v pasivní pozici pozorovatele. Rozhodnutí často dělá sponsor projektu.
Pokud je váš změnový požadavek zamítnut, měli byste obdržet i opodstatnění. Pokud je schválen, potom projektový manažer začlení váš požadavek do projektového plánu a informuje vás, kdy tým změnu implementuje.
4. Implementace změny
Vaše navrhovaná změna je schválená. Ještě ale nemáte úplně vyhráno. Projektový manažer může váš změnový požadavek upravit tak, aby ta faktická změna lépe zapadla mezi realitu projektu.
5. Vyhodnocení
Projektový tým monitoruje všechny změny v projektu a sám se učí z úspěšných, ale hlavně z nespěšných implementací změn. Vyhodnocení si nejpravděpodobněji přečtete v pravidelném reportu.
Změna je konstantou života. I projektu. Na sebelépe naplánovaném projektu se změnám stejně nevyhnete. Projekty s pevně daným rozsahem a rozpočtem jsou často dlouhodobé a svět kolem se mění moc rychle na to, aby co jsme naplánovali před rokem obstálo dnes. Měnit pevně naplánovaný projekt je tak nejen možné, ale nutné. A teď už víte, jak na to tak, abyste svým návrhem na změnu přinesli projektu největší hodnotu. Zajímají vás i další projektové procesy? Nakoukněte do naší kategorie Naučné & Tipy, kde pravidelně sdílíme, jak tyto procesy využíváme my v Siestě.
